5 Passos para Reduzir o Risco de Fraude em Armazéns Gerais

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 Qualquer negócio está suscetível à fraude, mesmo que em diferentes graus. Assim, o melhor caminho é analisar quais são eles, e a melhor maneira de mitigá-los, ou seja, gerenciar esses riscos de forma efetiva, buscando a eliminação/redução dos impactos em seu Armazém. Pensando nisso, podemos sugerir alguns pontos:

1. Identificar os setores de maior exposição 
Mapear as áreas de maior vulnerabilidade dentro do Armazém e, dentre elas, quais podem causar os maiores prejuízos. Para facilitar seu trabalho, utilize a Matriz GUT para priorizar qual setor deve receber atenção imediata.

2. Mapeamento de processos 
Uma vez identificados os pontos de maior vulnerabilidade, é necessário mapear todo o processo atual, fazer um passo a passo de como as atividades são desempenhadas atualmente, o chamado AS IS. Usando metodologia BPMN, o processo fica de fácil compreensão para todas as áreas envolvidas.

3. Identificar pontos agudos de fraude 
Tendo o processo claro, é possível identificar quais são os pontos mais suscetíveis a fraudes e, a partir de uma priorização, escolher quais devem ser atacados com mais urgência. Novamente, caso ache necessário, é possível aplicar a Matriz GUT.
Exemplos comuns:
– Inserção de peso manual
– Rota alternativas de acesso à caixa de expedição
– Digitação de índice de umidade do grão
– Lançamento manual de estoque (planilhas)

4. Formular um plano de ação 
Esse plano trará todas as atividades necessárias para eliminar ou reduzir as possibilidades de fraude. Devem constar nesse plano:
– Mudança nos processos
– Implantação de novas ferramentas (softwares e hardwares) – Treinamentos
– Modelo de auditoria 
É fundamental ter o plano de ação documentado, pois os processos acabam evoluindo com o decorrer do tempo.

5. Monitorias constantes
Implementar regras claras de periodicidade e quais serão os relatórios. É importante criar indicadores que possam soar alertas para tratativas.
Exemplos:

– Romaneios manuais sem justificativa
– Pesagens sem imagens
– CrossCheck de pesagens com NF diariamente

 Mapear os riscos de fraude em seu armazém é necessidade, saber como mitigá-los é prioridade!

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