5 maneiras de mitigar fraudes através de sistemas de gestão

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Em um artigo que aborda a questão de fraudes, divulgado no ano passado pela revista Exame, a empresa americana Kroll divulgou um dado alarmante: Segundo o relatório, 74% das organizações teriam sofrido ao menos um episódio de fraude nos últimos 12 meses anteriores à pesquisa.

De acordo com a empresa KMPG, 56% dessas ocorrências referem-se à apropriação indébita de recursos, tais como roubos de estoque, por exemplo.

Trazendo para o contexto de armazenamento de grãos, desconfio que esses números não sejam tão elevados. Como desconheço estudos mais acurados sobre o tema, acredito que sejam menores, mas ainda assim geram grandes preocupações.

Você pode se perguntar: Como mitigar tais ameaças? Minha unidade armazenadora está exposta?

Existem algumas estratégias que podem contribuir para a redução do nível de exposição do armazém. Destas, podemos citar:

  • Conhecer bem seus colaboradores, clientes e fornecedores
  • Ter o mapeamento de todos os processos da unidade
  • Mapear os pontos frágeis do negócio
  • Ter políticas de segurança da informação
  • Implementar controle de acesso
  • Realizar auditorias periódicas

O esforço para implementar essas estratégias pode variar muito de unidade para unidade, pois algumas estão mais maduras, enquanto outras nem tanto. Mas a ideia principal é colocar estes conceitos em prática.

Podemos começar pela segurança da informação, através da adoção de um sistema de gestão (ERP) para a unidade armazenadora.

Mas afinal, como um sistema pode minimizar possíveis fraudes?

1. Estruturação das informações

O armazenamento a nível fazenda no Brasil tem evoluído. Ainda estamos distantes da realidade dos USA, por exemplo, mas é possível observar um crescimento considerável.

Em muitos locais (fazendas), os estoques são gerenciados através de planilhas eletrônicas (Excel, Google Sheets, etc.), que oferecem uma flexibilidade incrível, mas que ainda são passíveis de falhas humanas e alteração de dados, abrindo brechas para fraudes.

Um ERP organiza de forma estruturada todas as informações necessárias, tanto de entrada quanto de saída, garantindo o inventário de estoques e demais informações relevantes.

2. Segregação de atividades

De modo geral, uma unidade armazenadora possui, em sua estrutura administrativa, as seguintes categorias:

  • Gerência/Diretoria
  • Balança
  • Classificador
  • Administrativo

Com um ERP, é possível separar todos os grupos e definir permissões específicas, facilitando a auditoria.

3. Auditoria

Como os usuários são segregados por grupos (Administrativo, Balança, etc.), através do ERP é possível auditar cada lançamento, coletando informações de maneira simples. Observe o exemplo:

Um ticket de pesagem foi criado no dia XX pelo usuário XX na estação de trabalho XX. A primeira pesagem foi realizada na Balança 01 com o usuário XX; a classificação dos grãos foi inserida pelo usuário XX e a segunda pesagem capturada da Balança 02 pelo usuário XX.

Após a geração do estoque, caso alguém altere um dado do romaneio (como por exemplo, o motorista do veículo) é possível identificar quem realizou a alteração com a data e o horário.

4. Inventário de estoque mais preciso

Como já foi dito no começo, muitos armazéns em fazendas utilizam planilhas para gerenciar os estoques e esse processo abre brechas para possíveis falhas. Um caso real que já presenciei foi um balanceiro lançar a informação de um carregamento digitando erroneamente o peso tara. O furo foi descoberto somente após a finalização de saldo, o que poderia acarretar em prejuízo elevado.

Com o ERP, essa informação pode ser extraída de maneira simples e prática, separando o saldo de todos os clientes e produtores.

5. Restrição a determinadas operações

Com a utilização de um ERP, é possível bloquear determinadas atividades para um usuário específico ou um grupo. Desta forma, algumas operações como cancelamento de ticket de pesagem, geração de estoque manual, ou transferência de saldos, ficam restritas a um determinado gestor, evitando processos indesejáveis.

Outra possibilidade é a de limitar acesso a determinados módulos, como o financeiro ou gestão de custos, evitando que funcionários de outros departamentos tenham acesso às informações sigilosas.

A partir desses pontos, podemos concluir que, implementar um software ERP para gerir as informações pode parecer muito básico, e de fato é, mas a realidade brasileira é distante da ideal. Muitas unidades armazenadoras em fazendas ou cidades ainda não possuem uma boa estruturação de dados. O primeiro passo para avançar nesse sentido é garantir que o sistema escolhido atenda a alguns requisitos básicos para gerar, além da facilidade, maior segurança para os clientes e os proprietários do armazém.

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